Czego można oczekiwać od działu kadrowo-płacowego?

W zależności od tego czy dana firma jest dużą czy małą jednostką, zadania poszczególnych pracowników będą obejmowały mniejszy lub większy obszar. Pracując w dziale kadr, w dziale płac czy w dziale HR dużego przedsiębiorstwa każde stanowisko pracy będzie odpowiadało wyłącznie za niewielki wycinek prac. I tak osoba zatrudniona w dziale kadr dużego przedsiębiorstwa może być odpowiedzialna wyłącznie za prowadzenie teczek osobowych pracowników, albo wyłącznie za zgłoszenia do ZUS, wyłącznie za naliczanie wynagrodzeń z tytułu umów zleceń działu X itd. Jeżeli jednak jesteśmy zatrudnieni w mniejszej firmie, prawdopodobnie, z uwagi na mniejszą liczbę pracowników, którym należy przygotować dokumentację i naliczyć wynagrodzenia – będziemy odpowiedzialne za zdecydowanie więcej zadań.

Jako biuro zajmujące się w całości obsługą kadrowo-płacową naszych klientów zajmujemy się pełnym spektrum działań z obszaru kadrowo płacowego.

Czego w związku z tym można oczekiwać od działu kadr i płac?

Dział kadr i płac odpowiedzialny może być m.in. za:

• sporządzanie dokumentów pracowniczych (takich jak np. umowy, aneksy, zakresy obowiązków, oświadczenia podatkowe i ubezpieczeniowe, świadectwa pracy, informacje dla pracowników),
• prowadzenie akt pracowniczych i teczek towarzyszących,
• ewidencjonowanie i rozliczanie urlopów wypoczynkowych, w tym również pomoc w planowaniu urlopów wypoczynkowych,
• pełne rozliczanie czasu pracy osób zatrudnionych (tworzenie harmonogramów czasu pracy, ewidencjonowanie nieobecności, nadgodzin, godzin ponadwymiarowych, dyżurów, chorób, spóźnień itp.),
• zgłaszanie osób zatrudnionych oraz członków ich rodzin do ubezpieczeń ZUS,
• pomoc w zatrudnianiu cudzoziemców,
• przygotowywanie oraz przesyłanie do ZUS innych dokumentów wymaganych przepisami prawa (np. IWA, ZSWA, RIA),
• naliczanie wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców,
• przygotowywanie list płac oraz rachunków niezbędnych do prawidłowego zaksięgowania kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników,
• obsługa rozliczeń związanych z PPK,
• prowadzenie ewidencji do celów podatku dochodowego od osób fizycznych,
• prowadzenie ewidencji do celów ubezpieczeń ZUS,
• rozliczanie potrąceń komorniczych i innych potrąceń z wynagrodzeń,
• prowadzenie korespondencji oraz wyjaśnianie rozbieżności w zakresie potrąceń komorniczych oraz publiczno-prawnych,
• przygotowywanie i składanie deklaracji rozliczeniowych do ZUS,
• przygotowywanie i składanie deklaracji rocznych do US (w szczególności PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11),
• przygotowywanie składanie deklaracji do PFRON (rocznych i miesięcznych),
• przygotowywanie oraz przekazywanie do ZUS korekt zgłoszeń oraz deklaracji,
• sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników,
• pomoc w tworzeniu wewnętrznych źródeł prawa (np. regulamin pracy, regulamin wynagrodzeń, regulamin pożyczek, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, regulamin benefitów itp.),
• pomoc w utworzeniu oraz prowadzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
• monitorowanie obowiązków oraz terminów związanych z zatrudnianiem pracowników i zleceniobiorców,
• współpraca ze służbą BHP,
• współpraca z księgowością,
• współpraca z prawnikami,
• bieżąca współpraca z organami ZUS, US, GUS, PFRON, PIP i inne.

Katarzyna Paczkowska

Jeżeli jesteś zainteresowana o czym musi pamiętać i na czym musi się znać osoba zatrudniona w dziale kadr i płac – zapraszam do zapoznania się z kolejnymi artykułami:

Obowiązki pracodawcy

Obowiązki pracownika

Uprawnienia pracownika