Czy pracodawca musi przygotowywać plany urlopowe?

Kodeks pracy daje pracodawcy możliwość tworzenia planów urlopowych. Jednocześnie pozwala na to, aby w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi działającymi w danym zakładzie pracy z takiego planu zrezygnować. Jeżeli w danym zakładzie pracy nie ma związków zawodowych – nie mamy z kim uzgadniać takich szczegółów. Możemy jednak w podobnej sytuacji podjąć decyzję samodzielnie, lub jeżeli wolimy, skonsultować taki zamiar z wybranym przedstawicielem załogi.

Czy jednak warto rezygnować z planu urlopów?

Plan urlopów jest tak naprawdę bardzo przydatnym narzędziem – pozwala pracodawcy prawidłowo zorganizować pracę, zwłaszcza w sezonie letnim, gdy większość pracowników chciałaby korzystać z przysługującego im prawa do urlopu.

Plan urlopów tworzy pracodawca w porozumieniu z pracownikami, jednak, co ważne, to do pracodawcy jako podmiotu odpowiedzialnego za organizację pracy, należy ostateczne zdanie. Jeżeli bowiem zdecydowana większość pracowników chciałaby np. korzystać z urlopu w lipcu – pracodawca zdecyduje czy faktycznie jest w stanie na pełny miesiąc zamknąć firmę i pozwolić wszystkim chętnym na odpoczynek, czy też firma musi normalnie funkcjonować, a to oznacza, że nie wszyscy pracownicy będą mogli skorzystać z urlopu w wymarzonym terminie. W drugim przypadku pracodawca powinien ustalić czy też wynegocjować z pracownikami która część załogi korzystać będzie z urlopu w lipcu, a która w sierpniu czy może w czerwcu.

Dobrze przemyślany i przygotowany plan urlopów pozwala pracodawcom zapewnić ciągłość pracy, jest jednak również pewną formą dyscyplinowania pracowników. Jeżeli bowiem ustalimy w pierwszej połowie roku terminy wykorzystania urlopów – jedyne co pozostanie, to pilnowanie, aby te terminy były faktycznie realizowane. Przydaje się to szczególnie w tych firmach, w których występują pewne problemy z systematycznym wykorzystywaniem urlopów.

Czy zaplanowany urlop można dowolnie przesuwać?

Można, jednak należy pamiętać, że pomimo braku ścisłych uregulowań prawnych w tym zakresie – nadal pozostaje konieczność uzgodnienia zmiany pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Jeżeli do takiego porozumienia nie dojdzie – plan pozostanie w swojej pierwotnej wersji.

Oczywiście zdarzyć się mogą sytuacje wyjątkowe, do których należy na przykład choroba pracownika uniemożliwiająca rozpoczęcie lub kontynuowanie już rozpoczętego urlopu. Z podobną sytuacją będziemy się jednak spotykać stosunkowo rzadko.

Jak w praktyce powinien wyglądać plan urlopów?

Nie mamy tu tak naprawdę żadnych zapisów, które mogłyby być pomocne. Zarówno forma planu jak również okres na jaki planujemy w całości zależą od tego, czego faktycznie potrzebujemy i w jakim celu plan taki tworzymy. Aby jednak sytuacja była klarowna, dobrze będzie jeżeli pracodawca doprecyzuje takie szczegóły np. w obowiązującym regulaminie pracy.

Czy mając plan urlopów pracownicy muszą jeszcze dodatkowo składać wnioski urlopowe?

Ten aspekt również nie jest uregulowany – wszystko zależy od tego, jaki stosunek do dokumentacji ma pracodawca i czy chce tworzyć kolejne dokumenty czy też uzna, że przyjęty plan jest obowiązujący i wszyscy będziemy się do niego stosować.

Katarzyna Paczkowska